Eligibility Criteria

16 03 2016, 8931 0

The eligibility criteria for the investment projects of the Energy and Biomass Project are the following:

Community’s institutional capacity and motivation to implement a biomass heating project in public institutions
Sufficient number of end beneficiaries according to the capacity of the institution’s premises
Capacity to mobilize the community and local resources to cover at least 15% of the total project investments in villages and 20% in small towns
Technical feasibility of the premises where the biomass-fired heating system will be installed
The institution applying for a biomass heating project must not be connected to the district heating system
The existing interior heating system is efficient and operational
Capacity of the community to supply sufficient quality biomass fuel to the beneficiary institution
Storage capacity for briquettes and pellets compliant with the storage requirements, availability of appropriate storage premises
Involvement of the community in the development of the Project Application and cost estimation
Timely submission of the Final Project Proposal for approval
Employment of motivated staff to handle the biomass-fired heating system to ensure its sustainability.

The communities that meet all the eligibility criteria will qualify for the nest selection phase.

Selection Committee

The role of the selection committee of the Energy and Biomass Project is to review and approve the project proposals for installation of biomass-fired heating systems in rural communities. Its members represent the following institutions:

Ministry of Economy
Ministry of Agriculture and Food Industry
Ministry of Regional Development and Constructions
Ministry of Education
Energy Efficiency Agency
Energy Efficiency Fund
EU Delegation to Moldova
UNDP Moldova
Energy and Biomass Project Moldova

The selection committee has the following key duties:

To evaluate, classify and pre-select the letters of intent to install modern biomass-fired heating systems received from interested communities
To evaluate the project applications short-listed for the final evaluation stage
To conduct the final evaluation and approve the investment projects
To ensure transparency of the selection and approval process of investment projects
To ensure synergy and interconnection of the activities carried out by the key players in the sector (relevant ministries, Energy Efficiency Agency, regional development agencies, MSIF and others)

Selection Stages:

Stage 1: Letter of intent

The first step that a community should do towards receiving EU funding is to send a letter of intent (a letter template with explanations is available here)

Complete Letter of Intent (a letter template with explanations is available here)

Scrisoarea de intenţie

(model explicativ)

1. Disponibilitatea comunităţii de a implementa un proiect de utilizare a surselor energetice din biomasă

Aici urmează să argumentaţi de ce doriţi să vă racordaţi instituţia publică din comunitate la sistem de încălzire pe bază de biomasă.

2. Informaţie despre instituţia propusă a fi racordată la sistem de încălzire pe biomasă

Prezentaţi informaţie despre instituţia propusă a fi încălzită cu energie din biomasă:

denumirea şi destinaţia instituţiei
anul construcţiei și perioada de activitate, tipul construcției (după pașaportul clădirii)
numărul de blocuri ale instituției, inclusiv numărul de nivele al fiecărui bloc
suprafața totală și cea utilizată, de indicat în m²
capacitatea planificată a instituției (locuri) și numărul de beneficiari existenți
starea fizică a acoperișului, ferestrelor și ușilor, sistemului de încălzire, de distribuire a apei calde menajere, altor elemente structurale ale clădirii
numărul actual de beneficiari (personal de bază, tehnic, copii, etc.) şi numărul estimat în viitorul apropiat
în cazul instituțiilor educaționale, de indicat numărul de clase/grupe existente în raport cu numărul planificat şi numărul de copii existent în raport cu cel planificat
regimul şi perioada de exploatare pe parcursul anului
proiecte implementate în instituție în ultimii 5 ani (de indicat destinația, finanțatorul și perioada implementării)

De asemenea, descrieţi starea fizică a clădirii, inclusiv cum este asigurat conturul termic al edificiului, accesul şi posibilităţile de conectare la sursa de apă, starea fizică a sistemului existent de încălzire, data ultimei renovări şi tipul de combustibil folosit în prezent. În cazul instituțiilor (de ex. grădinițe de copii, centre medicale) unde vor fi instalate colectoare solare pentru furnizarea apei calde menajere, comunitatea va descrie starea rețelelor interioare de distribuție a apei calde, nodul sanitar și starea sistemului de canalizare.

3. Informaţie privitoare la capacitatea comunităţii de a asigura instituția cu biocombustibil (brichete, pelete) necesar pentru întregul sezon de încălzire

Prezentaţi informaţie despre accesibilitatea combustibilului din biomasă pentru instituţia propusă: date despre producătorii de brichete sau pelete din regiune, posibilitatea de a achiziţiona biocombustibil de calitate.

4. Capacitatea de depozitare a combustibilului din biomasă (brichete, pelete)

Indicaţi spaţiile existente ce pot fi folosite pentru depozitarea biocombustibilului (brichetelor sau peletelor) şi capacitatea acestora. Spațiile propuse de comunitate trebuie să asigure cantitatea necesară pentru întreg sezonul de încălzire. În cazul în care comunitatea nu dispune de asemenea încăperi urmează să asigure posibilitatea construcţiei unui depozit sau închirierea unui spaţiu disponibil din comunitate.

5. Asigurarea contribuţiei financiare locale

Argumentaţi disponibilitatea alocării resurselor locale. Contribuţia locală pentru comunitățile rurale constituie minim 15% din costul total al proiectului, pentru orașele mici – 20% şi urmează a fi asigurată de localitate:

sub formă bănească (surse financiare din bugetul local, donaţii de la populaţie, sponsori etc.)
servicii: angajarea responsabilului tehnic, asigurarea raportului de audit, a documentaţiei tehnice etc.

În funcţie de caz, pot fi acceptate şi alte forme de contribuţie: achiziţionarea materialelor de construcţie și/sau efectuarea lucrărilor de construcție/reparație a sistemului interior de încălzire, îmbunătățirea conturului termic al clădirii instituției, construcția, reparația și amenajarea depozitului pentru păstrarea combustibilului etc.

6. Informaţie despre grupul local de iniţiativă

Descrieţi aspectul participativ în elaborarea scrisorii de intenție. Oferiţi informaţie despre actorii comunitari care au participat activ la lansarea iniţiativei şi au venit cu propuneri concrete pentru justificarea şi argumentarea ideii de a realiza un proiect de utilizare a surselor energetice din biomasă.

7. Confirmarea inițiativei locale de către administrația și angajații instituției propuse a fi încălzită cu energie din biomasă

Descrieţi modalităţile prin care aţi consultat iniţiativa cu angajaţii instituţiei propuse a fi racordată la sistem de încălzire pe biomasă (ședință comună, discuții în grupuri, consultări individuale etc.). Confirmaţi acceptul instituţiei de a utiliza energia din biomasă prezentând lista angajaților și acceptul acestora confirmat prin semnătură.

8. Scrisoarea de intenţie va fi semnată de:

primarul localităţii
reprezentantul instituţiei publice propuse pentru implementarea iniţiativei

Stage 2: Project application

The community needs to establish a local project committee, the members of which will be representatives of local governments, of the public institution that intends to shift to biomass-fired heating, local NGOs, the local private sector and leaders.

The local committees will draft project proposals for installation of biomass-fired heating systems (and, if appropriate, solar collectors) in the selected public institutions. To do this, they will receive assistance from the engineers and experts in community mobilization of the Energy and Biomass Project.

The project proposal package will include the documents listed here. The selection committee of the Energy and Biomass Project will review the application package and short-list the communities that qualify for the final evaluation stage.

Stage 3: Assessment of the premises’ energy performance

The measures aimed to increase the energy efficiency of premises can reduce the energy costs by up to 50%. For this reason, the premises with higher energy efficiency will get a higher rating.

The Energy and Biomass Project experts will assess the energy performance of the selected premises and will recommend the technical parameters of the renewable energy technology and improvements to the energy efficiency of the selected premises.

Stage 4: Approval of investment projects

The final evaluation of the applications for funding will consider the following issues:

mobilization of local financial resources,
capacity to supply an appropriate amount of biofuel,
technical and energy feasibility of the selected premises to be connected to bioenergy and solar energy heating systems,
proper estimation of the project budget.

Moldova Energy and Biomass Project
is funded by the European Union and implemented by the United Nations Development Programme